Diterapkan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.
Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan (misalnya, bagian administrasi), pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut.
Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi (tanpa mengubah posisi mereka) ke karyawan dengan peringkat terendah.
Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain.
Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggungjawab utamanya sebagai mandor.
Selain bersih-bersih kantor, karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.
Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Unsur, Tujuan, Prinsip
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.
Fungsi Administrasi Perkantoran
ilustrasi administrasi perkantoran. source envato
Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya
Terbuka dan Ekspansif
Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.
Daftar Pekerjaan dengan Skill Administrasi Perkantoran
Dengan memiliki skill khusus administrasi perkantoran, sejatinya memberikan kamu kesempatan untuk bekerja di berbagai sektor, lho, mulai dari bisnis, pendidikan, hingga pemerintahan. Berikut beberapa daftar karier dengan skill administrasi perkantoran yang bisa kamu pilih.
Operator Data Entry ialah seorang yang mengumpulkan dokumen, menyusun dan mengorganisasikannya agar profesional lain dapat dengan mudah menemukan serta menggunakannya. Pekerjaan ini perlu skill administrasi perkantoran untuk dapat mengelola hingga mengarsipkan dokumen secara terstruktur.
Resepsionis bertanggung jawab untuk menerima semua bentuk komunikasi dari Customer, seperti panggilan telepon, email, dokumen, atau surat fisik untuk diteruskan kepada orang atau departemen lain. Posisi ini membutuhkan skill administrasi untuk mengelola dan menginput setiap data Customer tersebut.
Karier Executive Assistant bertanggung jawab dalam mengelola tugas-tugas khusus dari para eksekutif perusahaan. Ini bisa mencakup komunikasi dengan rekan kerja, menyiapkan dokumen dan presentasi, menjadwalkan janji temu, serta mengelola rencana perjalanan yang membutuhkan skill administratif.
Membuat segala agenda kantor
Dengan adanya tugas untuk berkomunikasi via telepon, ;memunculkan kemungkinan adanya mitra yang menginginkan pertemuan dengan manajemen perusahaan atau juga dengan departemen lain. Tugas lain administrasi kantor ini juga diperlukan guna mempersiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Akan tetapi, untuk menjadwalkan suatu pertemuan, perlu komunikasi lebih lanjut dengan bagian lain sehingga jadwal bisa diatur dengan baik dan tidak ada berbenturan jadwal dengan yang lain.
Administrasi Perkantoran: Cara Mudah Memahami Konsep Dasar (2018) karya Diah Wijayanti Sutha
Buku ini membahas bagaimana pentingnya pengetahuan yang berkaitan dengan administrasi dan operasional perkantoran, terutama yang berkaitan dengan profesionalisme, efektivitas, serta efisiensi dalam kegiatan administrasi perkantoran menjadi hal yang perlu diperhatikan. Buku ini menyadarkan pembaca untuk mengetahui kelancaran kegiatan perkantoran yang dilakukan dalam suatu organisasi.
Fungsi Interpersonal
Fungsi keempat yaitu fungsi interpersonal yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar saat memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain secara baik.
Fungsi terakhir adalah fungsi manajerial yang memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan
Apa Sih Tujuan Administrasi Perkantoran?
Secara umum, tujuan dari proses manajemen perkantoran ini ialah supaya tujuan perusahaan bisa tercapai dengan efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis.
Apa Fungsi Administrasi Perkantoran?
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.
Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan
Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator
Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.
